Nombre d’articles, livres et blogs en tout genre existent pour appréhender le poste de project manager. De mon côté, j’ai pu compiler depuis plus d’un an, les bonnes pratiques, les méthodologies à mettre en place, les stratégies à adopter pour fédérer une équipe et mener à bien mes projets. Il y a aussi tous ces outils ludiques et pratiques, pas forcément essentiels, mais dont je ne me passe plus : mes indispensables qui me facilitent la vie au quotidien. En voici quelques uns !
Les basics
L’appli TO DO
Pour organiser mes rendez-vous et lister les différentes tâches que j’ai à réaliser, j’ai toujours été « vieux jeu ». Post-it de toutes les couleurs et toutes les tailles, dernier notebook trop mignon avec la couverture tendance en marbre, agenda papier pour surligner dans tous les sens… Je suis une PAPER LOVER !
Malgré tout, mon patron m’a conseillé l’appli TO DO, dont il se sert aussi bien pour le côté pro que le côté perso. De quoi gérer sa liste de courses pour la maison et les enfants, ses tâches administratives et rendez-vous chez le médecin au même titre que sa liste de fourniture pour l’agence ou ses réponses d’appel d’offres chez nos clients. Tout est bien classé et identifié.
Et hop, une note de frais plus tard (l’appli coûte un peu plus de 4 €) j’avais entre les mains l’outil de gestion en question. Je ne l’utilise pas régulièrement, trop addict à mes indispensables papier, mais je dois dire que l’application à de nombreuses qualités. La prise en main est simple et l’interface agréable. Ce n’est apparemment pas le cas de toutes les applications de ce type, parfois limitées. On a notamment ici la possibilité de synchroniser ses listes sur tous les appareils (smartphone comme desktop) et un large choix de personnalisation.
Pearltrees
Si Pinterest et ses épingles est utilisé par la plupart des communicants cherchant l’inspiration grâce à la réalisation de tableaux en tout genre, Pearltrees est un peu moins connu. Ce service web de curation permet d'organiser, d'explorer et de partager des contenus (page web, image, fichier, note) appelés des perles. D’où le nom ! On nous propose de créer un arbre à perles ! Vous pouvez suivre d’autres utilisateurs et découvrir leurs perles, en fonction de votre besoin de veille sur tel ou tel sujet. Vous avez la possibilité de connaître combien de personnes ont visité vos collections. De quoi avoir un aperçu des sujets qui intéressent les internautes !
Seul bémol, la proposition automatique d’autre perle soi-disant en lien avec les perles que l’on a déjà enregistré n’est pas vraiment cohérente. Je n’y ai jamais trouvé mon bonheur.
Malgré tout l’idée au départ simplissime s’avère vraiment utile. Exit la multiplicité des favoris dans sa barre latérale : on garde seulement les essentiels qui nous permettent d’accéder aux sites que l’on visite quotidiennement. Pour le reste on classe les bonnes idées et les sites intéressants pour seulement les ressortir au moment opportun. L’appli de base est gratuite avec des fonctionnalités bridées (place, personnalisation…) mais bien suffisante pour mon utilisation.
Pour briefer ses équipes
Paper
« Un dessin vaut mieux qu’un long discours ». C’est tellement vrai ! Nous sommes tous amenés à travailler à distance et lorsqu’il s’agit de briefer quelqu’un au téléphone sur une photo, une envie créative… C’est le début des ennuis.
Je n’hésite pas à m’appuyer sur des exemples et à mettre en lumières des parties bien précises, à faire des « crobards » comme on aime dire. Pour ça, le meilleur outil est Paper by FiftyThree !
On peut faire des esquisses dès qu’on a une idée (même quand on a quitté le travail, dans le métro et qu’on a un éclair de génie !), prendre des notes, importer des créa… Et tout le principe est qu’on peut partager notre travail et voir celui des autres si on le souhaite (si leur profite est public). Encore une mine d’idées à disposition !
Et c’est gratuit.
Adobe Experience Design CC
Pour réaliser un site web ou encore une application, vos clients ont besoin de voir des maquettes avant de valider un concept. Rien de plus normal. Sauf qu’avant de se lancer dans le codage from scratch ou à partir d’un CMS quelconque, vous avez besoin de vous assurer d’un maximum d’éléments… Vous voulez valider de façon sûre les principes avec vos interlocuteurs pour lancer le développement ! Les wireframe sont alors indispensables. Vous savez… ces schémas fonctionnels qui définissent précisément les zones et composants d’une page.
Pendant de nombreux mois j’ai utilisé à tour de rôle l’outil Balsamiq ou encore Muse. Résultat ? Des pages statiques mais assez bien foutue pour Bassamiq. Difficile de faire valider un vrai principe graphique mais pour ce qui est des fonctionnalités premières d’un site, cela fonctionne bien (bouton à tel endroit, menu disposé de telle façon etc.). Muse, quant à lui, permet d’aller plus loin en rendant possible la navigation grâce à un outil en ligne. Seul problème de taille, peu de directeurs artistiques ou développeurs/intégrateurs connaissent l’outil, ce dernier crée souvent du mauvais HTML et demande beaucoup de travail (notamment d’adaptation responsive) alors que ce n’est que l’étape de maquette !
Sauf que depuis peu, l’agence où je travaille s’est penchée sur Experience Design, un outil Adobe… donc un outil bien pensé, presque au-dessus de nos espérances ! Avec cet outil vous élaborez des prototypes fonctionnels et détaillés. Le premier outil tout-en-un de création de maquettes et de prototypage de sites web et d'applications mobiles. C’est assez bluffant. En revanche il est clair qu’une petite session d’entraînement et une prise en main sont nécessaires. Mais cela reste assez intuitif. Et quel gain de temps pour la suite du projet ! Je vous le recommande vivement !
Pour optimiser sa productivité
Hush (Mac) ou Shush (Android)
Travailler en agence et de surcroît en open space, c’est être sans cesse sollicité. Téléphone, collègue, mail, alerte smartphone, réseaux sociaux et j’en passe. J’adore ça à vrai dire. Mais quand je dois écrire un article, réaliser les slides d’une recommandation client… autant être concentrée. Si on ne peut pas couper son portable et pas toujours s’isoler, on peut au moins mettre temporairement en mode silencieux son mac ! Un petit outil idéal pour mettre en veille les alertes sonores sans passer par les paramétrages.
8tracks, une musique pour chaque moment
Si travailler en silence peut être essentiel, parfois c’est grâce au rythme d’une musique bien choisie que l’inspiration et la motivation viennent. Chaque musique à son moment. On ne choisira pas la même playlist suivant la tâche à réaliser. On a par exemple des « musiques à reco » à l’agence ! Ces sons sans trop de paroles, assez répétitifs qui vous donnent envie d’écrire au kilomètre et vous enferment dans votre bulle.
Le site 8tracks (le 8 est en fait le signe infini) change de deezer et compagnie. Vous pouvez écouter tous les genres de musique inimaginables.
Pour travailler à distance avec une équipe
Basecamp
Les outils de gestion de projets en ligne sont nombreux une fois de plus. Je travaille avec Basecamp à l’agence. Intuitif, il répond assez bien à la demande. Centralisation de tous les échanges sur une plateforme unique avec des contributeurs identifiables facilement grâce à des comptes personnalisés, gestion de listes « to do » avec échéance, lien de calendrier avec Google ou Outlook entre autres, programmation d’alarmes, gestion d’une base de documents à partager… Je vous le conseille. En revanche je ne sais pas ce que l’outil vaut par rapport à un autre. J’imagine qu’ils sont tous assez similaires. Je n’ai eu l’occasion de n’utiliser que celui-ci pour le moment.
Pour capturer des documents où que vous soyez
C’est l’appli que j’utilise sur mon smartphone pour scanner des documents en 5 secondes ! Pas besoin d’aller à l’imprimante, de visualiser le document sur son poste. Un téléphone, une photo avec reconnaissance de document et optimisation et hop un transfère dans la boîte mail de votre choix. Vous recevez un PDF de très bonne qualité. Vous pouvez aussi stocker ces documents en les classant (pratique de toujours avoir ses papiers importants sur soit). Vous pouvez envoyer un scann où que vous soyez, même à l’extérieur ;) Et l’application va plus loin en proposant la signature numérique ou l’accès à Dropbox notamment.
Cette extension permet la capture d’écran (en entier, je veux dire même quand vous êtes amenez à scroller) des pages d’un site. L’outil permet en plus d’éditer sa capture pour identifier une zone ou laisser un commentaire.
Pour le web
Online HTML image map creator
Votre client vous donne une image à intégrer dans un site. Il souhaite avoir plusieurs endroits où cliquer lors de la mise en ligne sur cette même image. Un outil peut vous faciliter la vie pour créer des zones cliquables ici :
Vous avez remarqué comme les sites astucieux sont moches ? ... bref c’est pratique et rapide, vous obtenez un code HTML propre ! Top non ?
Cette liste n’est évidemment pas exhaustive. Je me suis contrainte à peu d’exemples à chaque fois pour ne pas vous noyer. Si j’ai l’occasion de vous partager d’autres listes du type sur des sujets précis, je n’hésiterai pas. De quoi obtenir la « bible du parfait chef de projet » ;)
À chacun ensuite de trouver les outils adaptés à ses objectifs et contraintes mais aussi à ses habitudes et préférences.
Crédit photo d'ouverture : Helloquence
